De i-Navigator is speciaal ontwikkeld voor informatiemanagers en is in dit werkveld hét standaardprogramma binnen de Nederlandse markt. Met de i-Navigator kunt u alle informatie die binnen de organisatie beschikbaar is systematisch beheren.

 

Met de i-Navigator kunt u de informatiebestanden binnen uw organisatie duurzaam beheren, door:

Binnen de i-Navigator wordt alle informatie over uw werkprocessen op een centrale plaats in uw organisatie bijeengebracht. Van de werkprocessen uit het Model-DSP wordt bepaald welke er voorkomen binnen de gemeente en eventueel missende processen worden toegevoegd. Samen vormen ze het totaaloverzicht van de binnen de gemeente uitgevoerde werkprocessen. Door binnen de i-Navigator uw applicatieoverzicht in te voeren en te koppelen aan de werkprocessen, weet u precies welke applicaties waarvoor gebruikt worden en welke eventueel overbodig geworden zijn. Bovendien laat dit zien met behulp van welke applicaties de voorhanden zijnde digitale informatie kan worden geraadpleegd. De koppeling van de gemeentelijke archieflocaties aan de werkprocessen zorgt ervoor dat de binnen de organisatie aanwezige informatie snel en doeltreffend kan worden teruggevonden.

 

Met de i-Navigator kunt u de verzamelde informatie duurzaam beheren. U bent in staat om op detailniveau te bepalen wie lees- en/of schrijfrechten heeft voor welke onderdelen van een DSP. In de standaardconfiguratie kent de i-Navigator drie typen gebruikers: administrators, die alle informatie mogen inzien en wijzigen; procesbeheerders, die alle informatie mogen inzien maar alleen bij bepaalde processen ook wijzigingen mogen aanbrengen en gewone gebruikers, die het DSP alleen mogen raadplegen. Het toegangsrechtensysteem is echter geheel configureerbaar en kan worden aangepast aan lokale wensen en inzichten.

Informatie delen

De i-Navigator kan worden gebruikt vanaf elke werkplek en met een onbeperkt aantal gelijktijdige gebruikers. Iedere wijziging van een element, of dit nu een proces, een handeling, een archiefbestand, een applicatie of een documenttype is, word onmiddellijk zichtbaar voor alle gebruikers. Op deze wijze hebben alle gebruikers altijd toegang tot de meest actuele informatie. De tool kan zowel samenwerken met Oracle database servers als met MS SQL-Server database servers. Met behulp van de i-Navigator vereenvoudigt u de invoering van een DMS binnen uw organisatie. De structuur uit uw DSP gebruikt u voor de inrichting van het DMS. Gebruikers kunnen snel hun documenten terugvinden en met behulp van de metadata uit het DSP zorgt u voor eenvoudige registraties van documenten.

 

De i-Navigator wordt continu aangepast aan de nog in ontwikkeling zijnde standaarden op het gebied van informatiemanagement. Gemiddeld komt 2 keer per jaar een nieuwe versie met uitgebreide of verbeterde functionaliteit beschikbaar waarbij heel duidelijk rekening wordt gehouden met de wensen van de gebruikers.

De i-Navigator licentie geeft u het recht om zonder verdere kosten steeds over de laatste versie van het programma te beschikken. Op deze wijze kunt u zonder verdere kosten meegroeien met het pakket en hebt u steeds de beschikking op de nieuwste functionaliteit, gebaseerd op de nieuwste ontwikkelingen in binnen- en buitenland.

 

De i-Navigator biedt de mogelijkheid om meerdere ordeningsstructuren (boomstructuren) naast elkaar te gebruiken. Hierbij behoort ieder proces in principe tot iedere ordeningstructuur. De ordeningsstructuren bieden derhalve alternatieve gezichtspunten op dezelfde processencollectie. De i-Navigator wordt in de standaardconfiguratie aangeleverd met drie ordeningsstructuren: de Model-DSP standaard boomstructuur, de BDI (Basis Digitale Informatiestructuur) en een zelf in te richten organisatiespecifieke ordeningstructuur.

Vanaf versie 2.0 kunnen daartoe gerechtigde gebruikers het metadatamodel van de i-Navigator zelf aanpassen en uitbreiden. Zelfgedefinieerde metadata kunnen niet alleen worden toegevoegd aan processen en documenttypen, maar ook aan softwareapplicaties, archiefbestanden en gebruikers. Uiteraard worden de zelfgedefinieerde metadata beschikbaar gesteld aan alle gekoppelde systemen (o.a. DMS-en) zodat deze systemen de metadata kunnen gebruiken bij het beheer van de informatie die zij bevatten.

 

In de i-Navigator 2.0 is het mogelijk om documentsjablonen te koppelen aan de documenttypen uit het DSP. Bovendien is er een uitwisselstandaard ontwikkeld om alle document- en procesgerelateerde metadata die u toegevoegd zou willen zien aan uw documentensjablonen op een gestandaardiseerde wijze beschikbaar te stellen aan alle sjabloonmanagementtools.

 

Via het zoekfilter kan iedere gebruiker gericht zoeken naar alle soorten elementen die onderdeel uitmaken van het datamodel van de i-Navigator (processen, documenttypen, archiefbestanden en software applicaties). In principe kunnen hierbij alle velden ‘full-text’ worden doorzocht. Bij de configuratie van het systeem kan er indien gewenst voor worden gekozen om bepaalde velden niet doorzoekbaar te maken.

 

De i-Navigator is uitgerust met een audit trail component die bij elke mutatie van een DSP vastlegt wat er is gewijzigd, door wie dit is gebeurd en wanneer dit is gebeurd. Deze wijziging wordt dusdanig vastgelegd dat te allen tijde de toestand van het DSP voor deze wijziging kan worden gereconstrueerd. Als gevolg van deze opzet is het mogelijk met de i-Navigator altijd te reconstrueren hoe het DSP eruit zag op een willekeurig moment in het verleden. Via de audit trail legt de i-Navigator de geschiedenis vast van informatiebeheer in uw organisatie. Deze unieke feature is in onze ogen dan ook essentieel om niet alleen naar de letter maar ook naar de geest te handelen van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

 

De i-Navigator heeft een op Windows XP gebaseerd gebruikersinterface, waardoor het programma eenvoudig en intuïtief is voor gebruikers die gewend zijn te werken met de programma’s uit het MS Office pakket (MS Word, MS Outlook, MS Excel etc.). Gewone gebruikers (met alleen leesrechten kunnen het pakket meestal gebruiken zonder training vooraf). Voor power-users is een gebruikerstraining van één dag voldoende om alle basishandelingen met het pakket onder de knie te krijgen.

 

De i-Navigator wordt geleverd met een collectie van tientallen standaardrapportages, welke op verzoek nog kan worden uitgebreid met maatwerk rapporten. De rapportfunctie is gekoppeld aan de geavanceerde zoekfunctie, zodat het eenvoudig is om rapportages te maken van selecties van processen, proves-applicaties, archiefbestanden etc.. Rapporten worden gegenereerd in ´platte tekst´-formaat (.txt), ‘rich text´-formaat (.rtf), PDF- formaat en HTML-formaat.

 

De i-Navigator ondersteunt meerder talen, indien gewenst kan het pakket in iedere (op westers schrift gebaseerde) taal worden uitgeleverd.